Privacy versus openbaarheid van openbaar gemaakte documenten

Met Open Archivaris worden documenten die openbaar gemaakt zijn door overheden in Nederland langdurig vindbaar. Ook is een audit-trail aanwezig met de momenten waarop het document voor het eerst en het laatst gevonden is op de verschillende locaties waar er aan gerefereerd wordt.

Ook al is het geen notariële vastlegging, toch wordt op deze wijze de rechtszekerheid verbetert: het is eenvoudiger om tijdslijnen vast te stellen en twijfels weg te nemen.

Tot personen herleidbare informatie

Echter, Open Archivaris maakt ook documenten vindbaar via zoekmachines zoals Google die voorheen wel openbaar waren maar niet vindbaar. Een groot percentage van de openbare overheidsdocumenten zijn om verschillende redenen niet vindbaar op Google. Daarnaast worden belanghebbenden en helaas ook overheden gehinderd door het gebruik van technologisch zwakke zoekengines die wel hun documentenarchieven kunnen doorzoeken.

In dit topic staan de huidige ideeën beschreven en de uitwerking. Het zijn geen vaststaande ideeën en concepten; dit topic is ook expliciet bedoeld om input vanuit de markt te verzamelen.

Veel van de documenten die nu vindbaar worden bevatten tot personen herleidbare informatie waarbij er sprake is van een conflict tussen de privacy en openbaarheid. Enkele recente voorbeelden waarbij deze conflicterende belangen een rol speelden:

  • een persoon die als inspreker betrokken is bij een gemeentelijk overleg is ambtenaar in dezelfde gemeente en staat met naam en herleidbaar woonadres in het openbare verslag.
  • de uitkomsten van een interne integriteitstoets van een overheidsbestuurder zijn per abuis openbaar gemaakt.

Knooble

Een soortgelijke spanning geldt ook voor documenten gemaakt door private derden zoals ingenieursbureau’s waarop deze derden een auteursrecht willen vestigen, terwijl een overheid ze openbaar maakt en gebruikt als onderbouwing van beleid. Dit laatste geval is enigszins vergelijkbaar met de discussie gevoerd door Knooble over de bekendmaking van en auteursrechten op NEN-normen. Het verschil is dat de NEN-normen nooit ergens openbaar gemaakt zijn maar wel verwerkt zijn in het beleid. Door het toenmalige faillissement van Knooble is deze discussie in mijn ogen helaas niet volledig afgerond (ECLI:NL:HR:2012:BW0393).

Visie

Voor dit topic wil ik me beperken tot de spanning tussen privacy en openbaarheid. Onderwerpen zoals auteursrecht van derden en het belang van de staat en bondgenoten worden niet meegenomen. Uiteraard is er al redelijk wat toepasselijke jurisprudentie zowel nationaal als buiten de landsgrenzen over het onderwerp en ongetwijfeld zal er nog meer gevormd moeten worden met het voortschrijden van de transparantie. Voor de bescherming van persoonsgegevens geldt ook het arrest uit 2014 m.b.t. het recht om vergeten te worden, waarbij een balans gezocht wordt tussen de niet (meer) relevante of bovenmatige vastlegging en het openbaar belang.

Vanuit de visie achter Open Archivaris gebruiken we als uitgangspunt dat in geval van twijfel de openbaarheid voorrang krijgt, zoals ook recent nog opnieuw opgeschreven uit de ideeen van Karl Popper. Het openbaar maken van voorheen vertrouwelijke en niet te openbaren informatie en daarna weer onttrekken veroorzaakt een gat in het collectief geheugen. Een dergelijk gat in het geheugen kan leiden tot twijfels aan de handelwijze die een grotere schade veroorzaken aan de samenleving dan privacy altijd boven openbaarheid te plaatsen. Een dergelijk standpunt is niet zonder discussie zoals blijkt rondom de recente invoering van het UBO-register toont en de (soms terechte) vluchtwegen naar anonimiteit via een Stichting Administriekantoor (STAK) en vergelijkbare routes.

Stap 1: Preventie door kwaliteitsverbetering

De eerste stap tot een goede oplossing is het verbeteren van de manier waarop documenten gemaakt en geopenbaard worden. Elke overheid heeft een kanaal waarlangs opmerkingen en klachten over de uitvoering gemeld kunnen worden. Als belanghebbende kun je de overheid die per abuis een stuk geopenbaard heeft vragen om het gevolgde proces te bestuderen op verbeteringsmogelijkheden en die ook daadwerkelijk in te voeren waar realistisch haalbaar.

Door eventueel gebruik te maken van een formeel klachtenproces kan ook aan dit doorlopende verbeteringsproces gemeten worden via de openbare jaarverslagen van de klachtencommissie. Op deze wijze is er ook openbare controle mogelijk op dit doorlopende proces van kwaliteitsverbetering van de wijze van openbaarmaking.

Stap 2: Herstellen van gemaakte fouten

Fouten kunnen binnen Open Archivaris gemaakt worden door een verkeerde uitleg van de wetten en regels. Dat kan allereerst komen door onkunde en we laten ons graag corrigeren. Daarnaast is het voordeel van Open Archivaris dat het waarde toevoegt aan de toegang tot openbare documenten, maar juist deze nieuwe waarde voor de samenleving kan en zal leiden tot nog niet eerder breed gevoerde discussies.

Indien het gaat om persoonsgegevens, is het een oplossingsrichting om de documenten weer (deels) te verbergen en pas na een lange afkoelingsperiode weer te openbaren. Dit probleem speelt ook voor bijvoorbeeld genealogische gegevens; mag de kennis over familierelaties van nog levende personen openbaar gemaakt worden? Die afkoelingsperiode kan vanuit de archiefwet heel lang zijn (tot 100 jaar) om te borgen dat de informatie nooit inbreuk maken op de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen.

Bij het weer verbergen van reeds geopenbaarde informatie zijn er drie keuzes mogelijk met steeds grotere impact op de herleidbaarheid:

  • document deels corrigeren: het document wordt verwijderd uit het archief en de overheid openbaart een vervangend document dat in plaats hiervan gebruikt wordt. In dit vervangend document is de conflicterende informatie vervangen is door een indicatie dat informatie verwijderd is t.b.v. de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. De audit-trail weerspiegelt deze aanpassingen.
  • document geheel verwijderen: het document wordt verwijderd en een generiek document vermeldt dat het oorspronkelijke documenten niet meer zichtbaar is, inclusief sinds wanneer en het waarom in algemene bewoordingen). De audit-trail weerspiegelt deze aanpassingen
  • document geheel verwijderen inclusief audit-trail: zowel het document als de verwijzingen in de audit-trail naar het bestaan van het document worden verwijderd. Het ooit bestaan van het document zal zelfs met toegang tot alle registraties van Open Archivaris erg moeilijk te herleiden zijn.

Het corrigeren van een geopenbaard document door een overheid begint door contact op te nemen met de overheid. Incidenteel kan het voorkomen dat men initieel het geopenbaarde document niet wil aanpassen. In dat geval is het verstandig om het voor te leggen aan de Nationale Ombudsman. Normaliter wordt het document dan op korte termijn geanonimiseerd, soms zelfs als voor een advies uitgebracht wordt.

In geval van herstel zullen we bij voorkeur aansturen op de minst zware ingreep op het archief.

Hoe laat ik een document herstellen?

Stel je komt tot de ontdekking dat er een openbaarmaking van generieke of specifieke persoonsgegevens is waar je van vindt dat het ongewenst of zelfs incorrect is dat ze openbaar gemaakt zijn. En deze informatie is ook vindbaar gemaakt door Open Archivaris. Dan helpen we graag om het proces te verbeteren.

We stellen het op prijs als je de volgende stappen doorloopt:

  • Vraag de betrokken overheid het document te corrigeren.
  • Vraag eventueel de overheid ook om het proces te verbeteren via de daartoe aangewezen klachtenprocedure.
  • Controleer dat de overheid het oude document heeft verwijderd of juist gecorrigeerd (zie onder).
  • Stuur de weblink van het oude en het nieuwe document naar support@openarchivaris.nl, liefst met een kopie van een overheidsbesluit, klachtenprocedure of andere correspondentie waarin terug te vinden is dat het document per abuis zo geopenbaard is.
  • Geef het expliciet aan als je een gehele verwijdering met of zonder audit-trail wenst, samen met een telefoonnummer voor overleg hierover.
  • Controleer dat je binnen 1 werkdag een bevestiging van ontvangst krijgt, bijvoorbeeld in de vorm van een ticketnummer. Zo nee, neem dan rechtstreeks contact op via de telefoon.
  • Open Archivaris controleert en verwerkt het verzoek binnen 2 kalenderweken.

Mocht je je niet kunnen vinden in deze stappen, neem dan contact op per e-mail met vermelding van je telefoonnummer of bel ons. In onderling overleg kijken we graag of we het archiveringsproces kunnen verfijnen en jou tegelijk kunnen helpen.

Controle Juiste Correctie

Het verwijderen van privacy-gevoelige gegevens gaat niet altijd goed. Daarom is het essentieel om zorgvuldig te controleren dat de correctie heeft plaatsgevonden. Een mooi voorbeeld daarvan is deze PDF:

In deze openbaar gemaakte brief van de gemeente Raalte staat nog steeds het privacygevoelige adres van de ontvanger. Dit wordt zichtbaar door te zoeken in de tekst of door voor Ctrl+A te kiezen.

Zonder de pretentie volledig te zijn adviseren we daarom de volgende stappen:

  • Zorg dat je vooraf de oorspronkelijke URL noteert van het document.
  • Open deze URL na correctie.
  • Als de URL nog werkt, kijk dan in het document of de correctie gemaakt is.
  • Kopieer de volledige tekst met “Alles selecteren” en plak die in een kladblok.
  • Controleer de inhoud van het kladblok.
  • Zoek via Google op de website naar oude exemplaren, bijvoorbeeld met de zoekingang:

site:SITENAAM VERWIJDERDE TEKST

zoals:

site:gemeente.nl “Mijn naam”