Hoe doorzoek ik raadsstukken van meerdere overheden in 1x?

Met openarchivaris.nl zoek je gemakkelijk in openbare raadsstukken, die niet via Google te vinden zijn. Niet alleen van één specifieke gemeenteraad, maar je zoekt ook net zo gemakkelijk in de vergaderingen van alle gemeenteraden, waterschappen, provinciale staten en andere overheden.

Open Archivaris verzamelt voor vrijwel elke raad die een raadsinformatiesysteem gebruikt, gemeentelijke website en talloze andere bronnen de documenten/stukken, archiveert ze en maakt ze doorzoekbaar en vindbaar.

Eenvoudig zoeken

Open Archivaris begint altijd in de modus voor “eenvoudig zoeken”. Bij eenvoudig zoeken worden alle stukken getoond waarin de ingevoerde woorden voorkomen. Stukken waarin alle woorden voorkomen staan bovenaan. Stukken staan lager op de lijst naarmate er minder van de zoekwoorden voorkomen.

Standaard worden stukken gezocht bij elke gemeenteraad, waterschap, en andere overheden.

Filters kunnen ingesteld worden voor soort overheid (gemeente, waterschap, etc.), de specifieke overheid of overheden, de omvang in pagina’s en de datum waarop het document gemaakt is.

Als de zoekwoorden de naam van een gemeente of ander overheidsorgaan bevatten, dan wordt automatisch die gemeente geselecteerd en de naam van de gemeente weggehaald. Als je dat niet wilt, klik dan op de blauw oplichtende hyperlink die je vertelt dat Open Archivaris automatisch de zoekwoorden heeft aangepast.

Bij elk zoekresultaat staan drie verticale bolletjes. Door hier op te klikken wordt zogenaamde “metadata” van het stuk getoond.

Geavanceerd zoeken

De onderstaande uitleg is voor “geavanceerd zoeken”.

Wisselen naar geavanceerd zoeken gaat via de knop direct rechts of onder de zoekbalk.

Raadsstukken zoeken op een term

Als je een zoekterm invult, dan worden alle stukken van alle gremiums (zoals gemeenteraad) doorzocht naar deze term of een goed synoniem. Het zoeken gebeurt in de titel, de auteur en de inhoud. Zoeken op “Voerendaal” geeft in onderstaand voorbeeld een document met in de titel “Voerendaal-Kunrade” en een document zonder titel, maar in de inhoud wel “Voerendaal” (vetgedrukt).

Zoekacties onthouden

De zoektermen kun je meegeven door de zoekterm achter ?q= in de URL te zetten.

Zoeken op bijvoorbeeld de term “schaapskooi” kan met:

Openbare Overheidsdocumentenarchief | Open Archivaris

Zoeken op bijvoorbeeld PowerPoint kan met:

Openbare Overheidsdocumentenarchief | Open Archivaris

Raadsstukken zoeken op meerdere termen (OF)

Je kunt ook zoektermen samenstellen. Als je zoekt op “Voerendaal bloemen”, dan krijg je meer documenten terug, namelijk alle documenten met “Voerendaal” en/of “bloemen” er in.

Zoeken op meerdere termen

Zoeken op woordenreeks

Dat is vaak niet zo praktisch. Wil je zoeken op een exacte match op een reeks van woorden, plaats dan dubbele quotes om de tekst, net zoals op Google. In onderstaand voorbeeld zoek je op de exacte match van de termen “Woningstichting Voerendaal” en kom je uit op 34 hits:

zoeken op woordenreeks

Je kunt ook aangeven dat het wel om deze volgorde van woorden moet gaan, maar dat er tekens tussen mogen staan, bijvoorbeeld met 100 tekens er tussen krijg je 43 hits:

zoeken op woordenreeks

Boolean operatoren

Je kunt met AND, OR en haakjes termen combineren, maar ook woorden vereisen of uitsluiten zoals op Google met + en -. Een zoektocht naar documenten over een vliegveld dat niet Schiphol, niet Lelystad en ook niet Eindhoven is, leert dat er ook een vliegveld Hilversum is:

zoeken met boolean operatoren

Soms zoek je een woord, maar wil je de veelvoorkomende ongewenste schrijfwijzes uitsluiten. Je kunt dan de - gebruiken in combinatie met zoeken op een willekeurig teken in een woord. Deze zoekactie naar een woord dat begint met een “w”, dan een willekeurig teken, en dan “ning”, maar waarbij het woord “woning” niet in het document voorkomt, leert dat er een raadslid Meriwani-van Waning is in Heiloo. De * kan gebruikt worden voor een willekeurige reeks tekens.

Zoeken op Waning, Heiloo

Zoeken op velden zoals overheid

Standaard wordt gezocht in alle velden die beschikbaar zijn. Je kunt ook zoeken op bijvoorbeeld de auteur van het PDF-bestand, zoals op het voorkomen van “thuis” in de auteur:

Een complexere zoekactie is naar bijvoorbeeld natuurwaardenondrezoek door Amsterdam of Roermond:

Zoeken naar natuurwaardenonderzoek

De lijst van momenteel beschikbare velden is:

  • url: de locatie van het gearchiveerde document/stuk.
  • md5: unieke vingerafdruk van document.
  • location_url: de bronlocatie van het document.
  • site_url: de website gebruikt als bron.
  • site_crawl_type: de gebruikte crawler (‘ibabs’, ‘go’, ‘notubiz’, ‘woo’, ‘web’).
  • byte_count: de omvang van het document in bytes.
  • page_count: de omvang van het document in pagina’s.
  • thumbnail_url: de URL van de thumbnail.
  • title: de titel gegeven aan het document.
  • contents: de inhoud van het document.
  • ocr_contents: de inhoud van het document na OCR: het vertalen van afbeeldingen in woorden.
  • display_summary: een korte inhoud.
  • display_title: de titel gekozen voor weergave.
  • embedded_author: de auteur in het document opgeslagen.
  • embedded_creation_date: de aanmaakdatum in het document opgeslagen.
  • embedded_creator: het creërende programma in het document opgeslagen.
  • embedded_keywords: de sleutelwoorden in het document opgeslagen.
  • embedded_modified_date: de laatste wijzigingsdatum in het document opgeslagen.
  • embedded_producer: het creërende programma in het document opgeslagen.
  • embedded_subject: het onderwerp in het document opgeslagen.
  • embedded_title: de titel in het document opgeslagen.
  • first_missing_date: de datum waarop OpenArchivaris het document voor het eerst niet meer kon vinden.
  • first_seen_date: de datum waarop OpenArchivaris het document voor het eerst aantrof.
  • party_name: de naam van het bestuursorgaan.
  • party_cbs_code: de CBS code van het bestuursorgaan.
  • party_coc_number: het KvK-nummer van het bestuursorgaan.
  • party_form: vorm van het bestuursorgaan: Gemeenschappelijke Regeling, Gemeente, Ministerie, Omgevingsdienst, Provincie, Veiligheidsregio, Waterschap.
  • party_legal_form: rechtsvorm van het bestuursorgaan.
  • party_municipality: gemeente waar het bestuursorgaan gevestigd is.
  • party_oin: OIN kenmerk van het bestuursorgaan.
  • party_postal_code: postcode waar het bestuursorgaan gevestigd is
  • party_rsin_number: RSIN-nummer van het bestuursorgaan.
  • party_sbi: SBI-code van het bestuursorgaan.

Doorzoeken op waardenbereik

Het is ook mogelijk om op een reeks van waardes te zoeken, zoals de aanmaakdatum ligt tussen twee waardes of is groter dan een waarde. Dat gaat bijvoorbeeld met onderstaande zoekterm die alle documenten gewijzigd vanaf 15 december en maximaal 2 pagina’s teruggeeft:

zoeken waardenbereik raadsstukken

Je kunt ook gebruik maken van >, >=, < en <=

Direct zoeken?

Meteen uitproberen? https://openarchivaris.nl

De exacte beschrijving van de mogelijkheden staat bij ElasticSearch.